Número final de invitados: cuándo cerrarlo sin pagar de más

¿Qué es el número garantizado y por qué es la fecha más cara?

Es el número mínimo de invitados por el que te van a cobrar, sin importar cuántos crucen la puerta. Y es la fecha más cara de tu calendario porque, a diferencia del anticipo o del vestido, aquí cada error se multiplica por el precio del platillo.

La regla está escrita en el propio contrato tipo de banquetes que la Procuraduría Federal del Consumidor publica en su registro de contratos de adhesión. La cláusula tercera lo dice sin rodeos: el precio total es el estipulado en el presupuesto, no importando si el número de asistentes al evento es inferior al estipulado. Es decir, los diez primos que cancelaron el jueves también cenan, aunque sea en la contabilidad.

La lógica del proveedor no es capricho. Para el día del corte ya compró insumos, contrató meseros y montó la logística sobre tu cifra. Por eso la política estándar del gremio, que la banquetera estadounidense Kahn’s Catering resume en su propia página, es que el número puede subir pero no puede bajar, y que la cocina prepara apenas un colchón de alrededor del 3 por ciento sobre el garantizado para imprevistos. Ese colchón no es para los invitados que olvidaste contar.

Traducido a pesos: si tu platillo cuesta 950 pesos y cierras con 20 personas de más “por si acaso”, acabas de regalar 19,000 pesos. El garantizado no se redondea hacia arriba por nervios, se afina con confirmaciones reales.

¿Cuántos días antes se cierra el número final?

Depende de tu contrato, y el rango real del mercado va de 5 días hábiles a unos 15 días naturales antes del evento. En México no existe un plazo fijado por ley: la NOM-174-SCFI-2007 obliga al proveedor a informar por escrito los plazos y mecanismos para hacer cambios, pero deja el número de días a lo que pacten las partes.

Los extremos del rango sí están publicados. Kahn’s Catering pide el conteo final 5 días hábiles antes del evento. En el otro extremo, la editorial de bodas The Knot documenta que hay proveedores que aceptan sumar invitados solo si se avisa con 15 días o más de anticipación, y que en la práctica el conteo se entrega pocos días después de la fecha límite de RSVP. Entre esos dos polos cae casi cualquier salón o banquetera: una semana o dos antes del evento.

El punto que importa para tu calendario es este: el corte no es el día que tú decides dejar de invitar gente, es una obligación contractual con hora y correo de destino. Pregunta la fecha exacta desde la primera cotización y anótala junto al resto de plazos de con cuánta anticipación se aparta cada proveedor.

¿Cómo se arma el cronograma de confirmaciones hacia atrás?

Se ancla en la fecha del corte y se camina en reversa. Si tu contrato pide el garantizado 10 días antes de la boda, todo lo demás se acomoda para que ese día tengas respuestas reales, no esperanzas.

Desliza la tabla para ver todas las columnas.

Ventanas de invitaciones y respuestas documentadas por The Knot: envío 6 a 8 semanas antes y respuestas de vuelta 2 a 4 semanas antes del evento. El corte contractual varía por proveedor. Consultado el 20 de agosto de 2026.

Dos ajustes finos. Primero: pon tu fecha límite de RSVP al menos una semana antes del corte contractual, porque siempre hay rezagados y esa semana es tu margen para perseguirlos. Segundo: si tienes invitados que viajan en avión, su confirmación depende de que hayan podido comprar vuelo, y eso se resuelve meses antes, como está medido en cuándo avisar la fecha para que alcancen vuelo.

¿Qué pasa si llegan más invitados que los garantizados?

Los pagas, y los pagas al precio del contrato al terminar el evento. El garantizado es piso, no techo: por abajo no descuenta, por arriba sí suma.

El contrato tipo de Profeco trae el mecanismo completo. La cláusula cuarta permite al proveedor cobrar al final del servicio la cantidad que corresponda al número de invitados excedente, y para garantizarlo pide un depósito del 10 por ciento del precio del contrato, que cubre excedentes e imprevistos y se devuelve completo si no se usó. La cláusula sexta agrega algo que casi nadie pide en contratos privados: un mecanismo aleatorio, acordado entre ambas partes, para verificar el número de platillos o comensales servidos. Sin ese conteo pactado, la cifra de excedentes la pone el proveedor solo.

Ese es el estándar contra el que conviene comparar el contrato que te pongan enfrente. Si el tuyo cobra excedentes a un precio mayor que el platillo pactado, o no dice cómo se cuentan, estás firmando a ciegas la parte de la cuenta que se decide a las once de la noche.

¿Qué pides que diga el contrato antes de firmarlo?

Cuatro renglones concretos, todos con respaldo. La NOM-174-SCFI-2007 obliga al proveedor a informar por escrito los plazos y mecanismos para cambios y cancelaciones y las penas de ambas partes de manera equitativa, así que pedir precisión no es desconfianza, es pedir que cumpla la norma.

Uno: la fecha exacta del corte, en días y por escrito, y a qué correo se manda el número. Dos: una banda de ajuste a la baja antes del corte, por ejemplo poder reducir hasta un 10 por ciento del número contratado sin penalización; el contrato tipo de Profeco no la incluye, pero muchos salones la aceptan si se pide antes de firmar, cuando todavía compites con otras fechas. Tres: el precio del platillo excedente, idéntico al platillo contratado. Cuatro: el mecanismo de conteo de comensales, como el que prevé la cláusula sexta del contrato tipo.

Y un paracaídas que ya es ley en ese modelo: la cláusula séptima da 5 días hábiles después de la firma para revocar el contrato sin penalización alguna, salvo que hayas firmado con menos de 10 días naturales de anticipación al evento. Si firmaste ayer con el número inflado por pánico, todavía puedes deshacerlo. Y si lo que cambia no es el número sino el día, ese es otro contrato y otra pelea: está desglosada en cuánto cuesta cambiar la fecha de tu boda ya firmada.